Van losse prompts naar team-standaard: zo bouw je een promptbibliotheek die werkt

Iedereen heeft inmiddels “een paar goede prompts”. In een DM, een notitie, of ergens in een oud document. Het probleem: zodra je met meerdere collega’s AI gebruikt, krijg je drie frustraties tegelijk.

• De output is inconsistent (de één krijgt topresultaat, de ander rommel)
• Niemand weet wat de beste prompt is voor een taak
• Eén collega wordt het supportloket voor prompts

De oplossing is geen dikke richtlijn. De oplossing is een promptbibliotheek: klein, praktisch, en zo ingericht dat mensen ’m blijven gebruiken.

In 20 seconden

• Begin met 10 prompts voor terugkerende taken. Niet meer.
• Elke prompt krijgt een vaste kaart: doel, wanneer wel/niet, input, output, voorbeeld.
• Kies één plek in je organisatie waar iedereen hem kan vinden (en waar je versiebeheer hebt).

Wat een promptbibliotheek is (en wat het niet is)

Wel: een kleine verzameling bewezen prompts voor terugkerende taken, met context en kwaliteitscheck.

Niet: een dump van 200 prompts zonder structuur.

Zie het als een receptenboek. Niet elk gerecht ooit, maar de 10 die je wekelijks maakt.

Stap 1: kies taken die elke week terugkomen

Goede starters voor teams:

• Meeting samenvatten naar actiepunten
• E-mail of klantantwoord: eerste versie
• Ticket triage: labelen en routeren
• Document: samenvatting met risico’s en next steps
• Vergelijking: opties naast elkaar met criteria

Stap 2: standaardiseer één promptkaart

Elke prompt krijgt dezelfde structuur. Dan kan iedereen hem snel begrijpen, verbeteren en hergebruiken.

Promptkaart (template)

• Naam: (kort, herkenbaar)
• Doel: wat levert het op?
• Wanneer wel: 2 bullets
• Wanneer niet: 2 bullets
• Input: wat plak je erin?
• Output: in welk format moet het terugkomen?
• Kwaliteitscheck: 3 vragen om hallucinaties te vangen

Stap 3: maak versiebeheer simpel

• Geef elke prompt een versienummer (v1, v2, v3).
• Noteer één wijziging per versie: wat is er beter geworden?
• Wijs één owner aan die wijzigingen verwerkt (niet iedereen tegelijk).

Stap 4: kies één plek in Office 365

Pragmatisch advies:

• SharePoint als je structuur en governance wil.
• OneNote als je snel wil starten en het klein blijft.
• Loop als je het samen wil bewerken en het onderdeel van je workflow moet zijn.

De 3 kwaliteitsvragen die je overal bij zet

• Welke aanname maak je die je niet zeker weet?
• Welke info mis je nog om dit goed te doen?
• Welke delen moet een mens altijd controleren?

Voorbeeldprompt (copy-paste)

Taak: maak van deze meetingnotities een besluitenlijst en actiepunten.

Input:
[PLAK NOTITIES]

Outputformat:
1) Besluiten (max 5 bullets)
2) Actiepunten per eigenaar (naam + actie + deadline)
3) Risico’s / open vragen
4) 1 vraag terug: wat mis je nog om dit af te maken?

Regels:
- kort en concreet
- geen nieuwe feiten verzinnen
- markeer aannames

Camiel van Ik werk met AI